KeKR — planowana darmowa kasa fiskalna KAS. Czy telefon zastąpi kasę i terminal?

KeKR — co właściwie planuje Ministerstwo Finansów

KeKR oznacza Krajową e-Kasę Rejestrującą. W projekcie UD473 jest narzędziem fiskalnym Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), a nie usługą płatniczą. Na dzień weryfikacji nie jest uruchomioną usługą ani uchwalonym rozwiązaniem prawnym.

Wniosek dla firmy: zapowiedź darmowej aplikacji nie oznacza ani darmowych płatności kartą, ani zwolnienia z dzisiejszych obowiązków. Przyszły wybór trzeba ocenić oddzielnie dla ewidencji sprzedaży, płatności i obsługi klienta.

Podstawa tej sekcji: Źródło [1] · Źródło [2]

Kiedy KeKR może wejść w życie

Planowany termin rozwiązań dotyczących elektronizacji sprzedaży detalicznej to 1 lipca 2028 r. Nie jest to gwarantowana data dostępności aplikacji dla każdej firmy. Wpis do wykazu prac nie zastępuje uchwalenia i ogłoszenia ustawy.

Osobnym projektem usługi jest e-VAT: według MF pierwsza grupa, zasadniczo korzystająca wyłącznie z kas online, miałaby otrzymać ją w IV kwartale 2029 r. To nie ta sama data ani funkcja co KeKR.

Podstawa tej sekcji: Źródło [1] · Źródło [2]

Jak ma działać darmowa kasa KAS

Projekt przewiduje aplikację udostępnianą przez KAS do wystawiania i przechowywania paragonów, raportów dobowych i miesięcznych oraz ewidencji zwrotów i oczywistych omyłek. Dane sprzedaży mają trafiać do KAS.

Bezpłatność dotyczy narzędzia fiskalnego. Nie oznacza braku kosztu telefonu, internetu, drukowania, wdrożenia czy usług płatniczych. Dopiero opublikowane wymagania pozwolą porównać pełny koszt i organizację pracy.

Podstawa tej sekcji: Źródło [1]

Czy KeKR zastąpi tradycyjną kasę fiskalną

Według projektu KeKR ma być alternatywą dla urządzeń fiskalnych, z szerszym zastosowaniem niż dzisiejsze kasy wirtualne. Nie jest to zapowiedź obowiązku wybrania właśnie KeKR ani potwierdzenie dostępności dla wszystkich rodzajów działalności.

Dla przedsiębiorcy ważniejszy od formy urządzenia jest cały proces: katalog towarów, fiskalizacja, zwroty, wydruk, płatność i praca podczas problemów technicznych. Najprostsza aplikacja nie musi zastąpić rozbudowanego stanowiska sklepu lub restauracji.

Podstawa tej sekcji: Źródło [1]

Dlaczego nadal może być potrzebna drukarka

Obecne założenia pozostawiają papierowy paragon podstawową formą i przewidują możliwość jego wydania także klientom niekorzystającym z rozwiązań cyfrowych. Nie należy zakładać, że sam telefon wystarczy bez zapewnienia wydruku.

Projektowana ulga na urządzenie drukujące wynosiłaby 90% ceny zakupu, nie więcej niż 200 zł na każde z maksymalnie dwóch urządzeń. To propozycja, nie dostępna dziś ulga KeKR. Nie ma potwierdzonej listy modeli ani sposobu połączenia drukarki z aplikacją.

Podstawa tej sekcji: Źródło [1]

• Przy zakupie za 100 zł: 90% to 90 zł planowanej ulgi.
• Przy zakupie za 300 zł: 90% to 270 zł, ale limit ograniczałby ulgę do 200 zł.
• Dla dwóch urządzeń górny limit wyniósłby łącznie 400 zł, jeśli spełnione zostałyby przyszłe warunki.

KeKR a kasa wirtualna — to nie jest to samo

Kasy wirtualne, czyli rejestrujące w postaci oprogramowania, już istnieją. Są rozwiązaniami rynkowymi podlegającymi wymaganiom technicznym; nie każda aplikacja sprzedażowa jest kasą fiskalną. Możliwość stosowania zależy od rodzaju czynności określonego w przepisach.

Przykłady obejmują wskazane usługi transportowe i taxi, zakwaterowanie, gastronomię, catering oraz mycie samochodów. Rozszerzenie obejmuje także określone urządzenia samoobsługowe i parking obsługiwany elektronicznie. Nie oznacza to dowolności dla całej branży: trzeba sprawdzić konkretną usługę i aktualny katalog.

KeKR jest natomiast projektowanym narzędziem KAS. Nie wolno przenosić na niego dzisiejszych wymagań kas wirtualnych, listy zgodnych telefonów ani zasad drukowania tylko dlatego, że oba rozwiązania korzystają z oprogramowania.

Podstawa tej sekcji: Źródło [1] · Źródło [3] · Źródło [10] · Źródło [11]

• Stan prawny na 1 października 2026 r.: obecne kasy wirtualne są dopuszczone wyłącznie dla określonych czynności wskazanych w rozporządzeniu, a nie dla wszystkich firm i branż.
• Zmiana obowiązująca od 1 kwietnia 2026 r. rozszerzyła katalog m.in. o określone samoobsługowe urządzenia sprzedażowe i usługowe oraz parking obsługiwany elektronicznie. Nie zniosła ograniczenia do ustawowo dopuszczonych czynności.

KeKR a aplikacja e-Paragony

Aplikacja e-Paragony służy klientowi do zbierania i porządkowania dowodów zakupu. HUB Paragonowy pomaga dostarczać e-paragony, a MF publikuje wykaz kas kompatybilnych. To istniejący system odbioru dokumentów, nie KeKR dla sprzedawcy.

Projekt KeKR przewiduje e-paragon na żądanie klienta przy zachowaniu papieru jako podstawowej formy. Dzisiejszy HUB i jego API nie potwierdzają przyszłego API KeKR ani automatycznej zgodności każdej kasy, drukarki lub aplikacji.

Podstawa tej sekcji: Źródło [1] · Źródło [4] · Źródło [5] · Źródło [6]

Czy KeKR zastąpi terminal płatniczy

Nie według sprawdzonych założeń. KeKR dotyczy ewidencji sprzedaży, natomiast terminal lub SoftPOS obsługuje płatność. Wystawienie paragonu i autoryzacja karty są różnymi operacjami. Brak zapowiedzi, że KAS będzie świadczyć acquiring, czyli obsługę płatności kartowych dla sprzedawcy.

Obecnie przedsiębiorcy objęci obowiązkiem ewidencji na kasie mają także obowiązek umożliwienia zapłaty instrumentem płatniczym. Nie oznacza to bezwzględnego wymogu fizycznego terminala. Wybór rozwiązania trzeba ocenić według przepisów i rzeczywistej dostępności dla klienta.

Ustawowy obowiązek technicznej integracji terminala z kasą online został uchylony od 1 kwietnia 2025 r.; zastąpiło go raportowanie przez agentów rozliczeniowych. Dobrowolna integracja nadal może pomagać w pracy. Projekt KeKR sam w sobie nie przywraca takiego obowiązku.

Podstawa tej sekcji: Źródło [7] · Źródło [8]

• Kasa fiskalna z terminalem — obecne zasady integracji

Jeden telefon lub All-in-One jako kasa i terminal

SoftPOS już dziś pozwala zgodnemu smartfonowi przyjmować płatności zbliżeniowe przez aplikację dostawcy usług płatniczych. Wymaga zgodnego urządzenia, aktywacji usługi i warunków współpracy z operatorem. Nie staje się przez to kasą fiskalną.

Gdyby przyszłe wymagania na to pozwoliły, jeden telefon mógłby mieścić narzędzie fiskalne i osobną aplikację płatniczą. Nie znamy jednak zgodności KeKR z telefonami ani interfejsu przekazywania kwoty i statusu płatności. Współistnienie aplikacji nie jest dowodem integracji.

Przedsiębiorca przyjmujący karty nadal potrzebowałby usługi operatora. Nie zakładamy obsługi BLIK, kart, PIN-u czy zwrotów płatniczych przez sam KeKR. Potwierdzenie płatności z SoftPOS nie zastępuje paragonu fiskalnego.

Podstawa tej sekcji: Źródło [1] · Źródło [9]

• All-in-One jest rzeczywistą alternatywą dla zestawu smartfon + osobna drukarka, ale dzisiejsza kasa online lub wirtualna nie jest KeKR.
• Terminal z wbudowaną drukarką i przyszłą aplikacją KeKR to kolejny możliwy scenariusz. Wymagałby zgodności z wymaganiami KAS, dopuszczenia aplikacji przez dostawcę urządzenia i obsługi jego drukarki — nic z tego nie jest dziś potwierdzone dla wymienionych produktów.
• Papierowe potwierdzenie transakcji kartą i paragon fiskalny to dwa różne dokumenty. To samo urządzenie może pełnić obie role w odpowiedniej konfiguracji; przed wyborem trzeba potwierdzić wydruk obu dokumentów, sposób ich rozdzielenia i obsługę zwrotów.
• Nie każda drukarka terminalowa jest drukarką fiskalną. W kasie wirtualnej fiskalizację zapewnia uprawnione oprogramowanie, a w POSPAY2 online także sprzętowy moduł fiskalny. Żaden z tych faktów nie potwierdza zgodności z przyszłą KeKR.

• Terminal w telefonie — wymagania i koszty SoftPOS dziś

Co stanie się z kasami starego typu

Projekt przewiduje etapową wymianę kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii na rozwiązania przesyłające dane do KAS: online, wirtualne lub przyszłą KeKR. Nie podaje ostatecznego harmonogramu wymiany dla każdej firmy.

MF w uzasadnieniu wpisu UD473 wskazuje, że ponad 44% ogółu kas to urządzenia starego typu. Jest to opis sytuacji przy sporządzaniu projektu, nie nasz bieżący pomiar rynku. Nie wyprowadzamy z tej liczby prognozy sprzedaży urządzeń ani daty wycofania konkretnego modelu.

Podstawa tej sekcji: Źródło [1]

Co KeKR może zmienić na rynku terminali

Analiza terminalnie.pl — nie stanowisko MF. Poniższe scenariusze zależą od ostatecznych przepisów, niezawodności i wygody aplikacji. Nie są prognozą wielkości rynku ani zapowiedzią ofert operatorów.

Prosta, bezpłatna e-kasa mogłaby ograniczyć zapotrzebowanie mikrofirm na podstawowe urządzenia fiskalne. Równocześnie mogłoby wzrosnąć znaczenie SoftPOS, lekkich drukarek, oprogramowania POS, integracji i usług chmurowych. Dostawcy mogliby budować pakiety „SoftPOS + drukarka + konfiguracja KeKR”, ale obecnie nie przedstawiamy ich jako dostępnej usługi.

Duży sklep, restauracja lub sieć nadal potrzebuje magazynu, wielu stanowisk, obsługi pracowników, drukarek kuchennych, ERP i ciągłości sprzedaży. W takich firmach telefon może być dodatkiem, nie zamiennikiem całego POS. Przewaga dostawcy może przesunąć się ze sprzętu w stronę oprogramowania, integracji i wsparcia.

• Mikrofirma: możliwe uproszczenie stanowiska, jeśli zakres aplikacji odpowie jej potrzebom.
• Sprzedaż mobilna: potencjał telefonu, ale również bateria, łączność i możliwość wydruku.
• Sklep i gastronomia: ważniejsze są proces, liczba stanowisk i niezawodność niż sama cena aplikacji.
• Operator płatności: usługa acquiringowa pozostaje odrębna od narzędzia fiskalnego.

Czego jeszcze nie wiemy

Sprawdzone materiały określają kierunek projektu, nie kompletną specyfikację produktu. Braku szczegółu nie uznajemy za potwierdzenie, że dana funkcja powstanie albo nie powstanie.

Podstawa tej sekcji: Źródło [1] · Źródło [2]

Co powinien zrobić przedsiębiorca dziś

KeKR jest projektem na przyszłość. Firma, która dziś ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży lub potrzebuje przyjmować płatności bezgotówkowe, powinna wybrać rozwiązanie według obecnie obowiązujących przepisów, zamiast odkładać decyzję do 2028 r.

Najpierw sprawdź obowiązek fiskalizacji i dopuszczalny typ kasy dla własnych czynności. Następnie dobierz płatności do klientów, obrotu i stanowisk. Porównaj pełny koszt, zgodność urządzeń, obsługę zwrotów oraz wsparcie podczas awarii. Projekt KeKR warto monitorować przed następną wymianą sprzętu, nie traktować jako dostępnej oferty terminalnie.pl.

Podstawa tej sekcji: Źródło [8]

• Dobierz kasę i terminal według obecnych zasad
• Sprawdź, czy obecny SoftPOS pasuje do Twojej firmy
• Terminal dla małej firmy — kryteria wyboru
• Porównaj dostępne oferty terminali